Übersetzungen in InDesign: «Dann habe ich halt selbst was entwickelt…»

Täglich habe ich mit InDesign-Dokumenten aus der ganzen Welt zu tun, die in andere Sprachen übersetzt werden sollen. Dabei soll die Übersetzung möglichst einfach und schnell vonstattengehen.
Ohne geeignete Werkzeuge ist der Übersetzung-Prozess in InDesign unorganisiert, nicht strukturiert und somit fehleranfällig.
Häufig senden Layouter IDML-Dokumente an Übersetzer. Manchmal noch schlimmer: Copy/Paste zwischen InDesign und Microsoft Office. Beide Wege sind fehleranfällig und mühsam.
Ich hatte selber exakt das gleiche Problem. Ich habe viel Zeit verloren, weil ich nicht genau wusste, was wirklich zu tun war – mein Übersetzer hatte immensen Aufwand, meine Layouts zu übersetzen. Denn meine Dokumente waren nicht optimal strukturiert, was für einen reibungslosen Übersetzungs-Workflow Voraussetzung wäre. Zeit für einen Perspektive-Wechsel.

Übersetzungs-Dienstleister

Es kann gut sein, dass dein Übersetzer kein InDesign hat. Oder, dass er im Umgang damit zu wenig geübt ist und unabsichtlich ins Layout eingreift. Ist ja klar. Sein Job ist übersetzen und nicht layouten.
Natürlich gibt es Übersetzer, die mit IDML-Dokumenten umgehen können. Hier empfehle ich jedoch immer, auch eine PDF-Datei mitzugeben, als Referenz des zu übersetzenden Layouts.
Bedenke, dass Übersetzer nie direkt im InDesign-Dokument arbeiten. Somit liegt es an dir, das InDesign-Dokument so zu strukturieren, dass der denen die Arbeit leicht von der Hand geht. Dazu gilt es, ein paar Strukturierungs-Regeln zu beachten, die ich weiter unten beschreibe.

Was ist IDML?

IDML ist ein OpenSource-Dateiformat. Es basiert auf XML und ist daher bestens geeignet für den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen InDesign-Versionen oder zwischen InDesign und anderer Software.

Segmentierung – was es ist und warum es dich betrifft

Wenn der Übersetzer deine IDML-Datei importiert, wird das Dokument in Absätze, Tabellen/Aufzählungen, Sätze… zerlegt Das heisst «Segmentierung» und erfolgt automatisiert.
Je besser und konsistenter die Segmentierung, umso geringer die Übersetzungskosten. Schlechte Segmentierung kann eine effiziente Übersetzung gar verunmöglichen.
Wie alle Automatisierung in InDesign unterliegt auch die Segmentierung ein paar Basis-Regeln. Hier die wichtigsten, die du selber beeinflussen kannst.

  • Mache Absätze, keine unendlich langen Satzwürste
  • Mache Aufzählungen
  • Mache Tabellen
  • Vermeide unnötigen Weissraum (mehrere Leerzeichen/Tabulatoren…)
  • Ändere den importieren Text nicht manuell ab

Was kannst du in deinem InDesign-Dokument tun?

Wenn du einen Titel in zwei Absätze unterteilst (Return) oder wenn du mitten in einem Satz unnötig Weissraum einfügst (Tabulatoren, Leerräume..) ist das eine schlechte Segmentierung. Der Übersetzer hat keine logische Struktur und kommt ohne Vermutungen und Interpretationen nicht weiter.
Nutze daher Zeilenumbrüche (Shift-Return), wenn du Titel von Hand in mehrere Zeilen unterteilen willst. Setze Leerraum nur ein, wo er Sinn macht und tippe nicht unnötig Leerzeichen ein, nur weil es schneller ist, als einen sauberen Einzug zu definieren. Erstelle Absatzformate auch für Aufzählungen und nummerierte Listen. Weitere Tipps übrigens in meinem PDF «19 Tips To Optimize Your InDesign File for Translation».

Übersetzung eines einzelnen Dokuments

Wenn du deinem Übersetzer traust und ihm eine IDML-Datei zur Übersetzung schicken willst, macht es keinen Sinn, mit irgendwelchen Scripts oder Plugins den Prozess zu vereinfachen. Befolge die obigen Tipps und vergiss nicht, ein PDF des Layouts mitzuliefern. Frage ihn, was du zusätzlich noch zur Vereinfachung seiner Arbeit beitragen kannst. Schicke ihm immer erst die fertige Version deines Layouts. Warte besser einen Tag, bis alle Grafiken und der Inhalt in der Originalsprache final sind. Denn bei Änderungen (Udpates) muss der Übersetzer in der Regel das ganze Dokument neu importieren und bearbeiten.

Wenn du regelmässig Dokumente übersetzen lässt. Oder wenn es Änderungen in zu übersetzenden Dokumenten gibt

Wenn du in einer Unternehmung arbeitest, die oft Manuals, Marketing-Material, Kataloge… in andere Sprachen übersetzt, ist es sinnvoll, den Übersetzungs-Workflow zu vereinfachen. Vermutlich ist es auch hier am einfachsten, die Übersetzung auf Basis einer IDML-Datei vorzunehmen.
Um diesen Vorgang massiv zu vereinfachen, haben wir «einen Filter» geschrieben, welcher die Arbeit zwischen dir und dem Übersetzer massiv vereinfacht. Der «Filter» ist ein Stück Software.
Jahre habe ich nach Lösungen gesucht, meinen eigenen Übersetzungs-Workflow zu vereinfachen. Ich habe Scripts und Plugins getestet, war jedoch von den Resultaten nie wirklich begeistert.

  • Scripts gehen nicht immer zuverlässig mit dem Layout um. Und manchmal verbeissen sie sich an Sonderzeichen oder InDesign-Spezialfunktionen. Du hast einfach nicht die volle Kontrolle.
  • Plugins sind ein Stück Software, das installiert und gepflegt werden muss. Bei einem InDesign-Update muss in der Regel auch das Plugin aktualisiert werden.

Daher entschied ich mich im 2015, mein Problem selber zu lösen, indem ich eine Lösung entwickelte, die nun für alle InDesign-Anwender verfügbar ist. Ein Service, welcher den Übersetzungsprozess echt vereinfacht. Er hört auf den Namen «redukon».
Damit wird die Kommunikation zwischen dir und dem Übersetzer viel einfacher, zudem werden alle oben besprochenen Regeln eingehalten.

Kostenlos testen

Interessiert? Gerne kannst du unseren Dienst 30 Tage kostenlos testen. Normal läuft eine Testversion 14 Tage, für Leserinnen und Leser des Publishingblogs sind es 30! Eine Email an mich genügt: stefano@redokun.com

Stefano Bernardi

Als Mitgründer von «Redokun» verbringt Stefano die meiste seiner Arbeitszeit damit, den Übersetzungs-Workflow von Kunden zu optimieren. Zudem bietet er InDesign-Trainings in Venedig (Italien) an.

(Deutsche Übersetzung: Haeme Ulrich)


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