Office-RGB im PDF in Sonderfarbe wandeln

Ich hatte heute eine Frage einer Kundin, die mit meiner Hilfe in InDesign ein sehr umfangreiches Dokument, dreisprachig, erstellt hat. Alle Grafiken, Tabellen, Diagramme etc. hatte sie als PDF-Dateien bekommen. Ursprung waren Word, Excel und PowerPoint. Dass da farbtechnisch nichts Gutes bei rauskommt, war mir schon klar. Jede einzelne PDF hatte irgendeinen Farbwert. Optisch war alles „irgendwie“ Corporate-Design-Blau. Irgendwie eben.

Herausforderung: Nun sollte das Dokument aber zweifarbig (Schwarz/Pantone) gedruckt werden.

Erst dachte ich an Tools wie PitStop oder die PDFToolbox von callas. Diese Tools sind wirklich super und mächtig, aber für diesen Fall vielleicht zu viel des Guten, da es tatsächlich nur um eine einmalige Arbeit geht (und evtl. mal um ein paar kleine Aktualisierungen). Ich hab ein wenig rumprobiert und habe mich etwas im Acrobat verlaufen, bis ich dann im Illustrator landete. Und, nicht ganz allein, habe ich zuvor noch Monika Gause, in meinen Augen die Illustrator-Auskennerin, gefragt und sie hat meinen Weg bestätigt.

Wie wir nun die Dokumente von RGB zu CMYK mit Pantone umwandeln:

Die Kundin öffnet alle PDFs in Illu (ja, es sind viele, aber das geht vorbei)

Dann wird der Dokumenten-Farbmodus auf CMYK gestellt (bei einigen war er das, bei den meisten war noch RGB drin )

Ein Blick auf die Farbfelder: keine Farben enthalten

Einmalig wird ein normaler Grafikrahmen erstellt und die gewünschte Pantone-Farbe zugewiesen. (Das kann man dann auch gleich noch einmal mit einem richtigen Schwarz machen, denn Office schreibt ja auch ein vierfarbiges Schwarz raus.)

Dieser Rahmen wird per copy & paste in alle Dokumente eingefügt und direkt wieder gelöscht (die Pantone-Farbe legt sich dadurch an und bleibt auch beim Löschen des Grafikrahmens).

Nun in jedem Dokument den gleichen Weg gehen, im Farbfelder-Panel auf „Verwendete Farbfelder hinzufügen“ klicken und oh Wunder, viele spannende Blau-Töne entstehen (sollten eigentlich alle dieselben sein…)

Pantone und alle Blautöne markieren, darauf achten, dass die Pantone ganz oben liegt, und im Menü der Palette „Farbfelder zusammenfügen“ aktivieren.

Ergebnis: Alle Elemente in irgendwelchen Blautönen sind nun in der Pantone-Farbe.  Mit Schwarz könnte man das dann gleich auch noch machen, evtl. auch mit den nun einheitlichen Grautönen.

Speichern, schliessen und im InDesign (da sind die PDFs alle schon platziert) Verknüpfungen aktualisieren.

Das Ganze sieht nach einer Fleissarbeit aus. Ist es auch. Da es aber leider keine einheitlichen Blauwerte aus Office gibt, habe ich mit Bordmitteln keinen anderen Weg gefunden, die etlichen Blau-Töne in eine einzige zu ersetzen.

Und: da es immer mal wieder neue Tabellen und Grafiken geben wird, ist der Weg, alles direkt in InDesign zu erstellen, ausgeschlossen. Die Ersteller sind im Office fit, in InDesign gar nicht. Und das darf auch so bleiben.

Danke Monika fürs Mitdenken und Ideen-geben.

Hier nun meine Wünsche an Illustrator:

  • Suchen und ersetzen auch für Farben ordnerübergreifend.
  • Den Zauberstab mit einer gewissen Toleranz nutzen können für S&E.
  • Ein Change-Color-Script sollte integriert sein
  • Wenn ich eine globale Farbe lösche, wäre es cool, wenn ich diese mit einer bestehenden ersetzen kann (ich bin zu viel in InDesign unterwegs, glaube ich)

Und nun ihr: Habt ihr andere Ideen? Vorschläge? Workarounds?

Übrigens, das 4-Farben-Schwarz wandle ich in Acrobat meistens in 100% Schwarz um.

Bis bald mal wieder – Heike


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  1. säm vor 6 Tagen

    Wir hatten gerade letzte Woche einen Workshop dazu bei PubliCollege, wo wir uns unsere Acrobat-Preflights bastelten, um genau das zu machen (wir machen über tausendseitige Jus-Titel, die in Office erstellt werden). Sie holpern noch etwas (ich muss sie aus irgendeinem Grund zweimal laufen lassen, damit alles umgewandelt wird), aber es scheint mir immer noch deutlich weniger aufwändig, als die Illustrator-Methode.

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  2. Stephan Jaeggi vor 1 Woche

    Hallo Heike

    Danke für die ausführliche Beschreibung, wie man es NICHT machen soll.

    Das Editieren von PDFs im Illustrator ist gefährlich, da
    – der Illustrator nur von AI erzeugte PDFs gut konvertieren kann. Bei z.T. komischen Konstrukten aus Office (z.B. Verläufe) kann es in die Hosen gehen.
    – Der Illustrator die im PDF eingebetteten Fonts nicht verwendet. Die (gleichen!) Fonts müssen auf dem System installiert sein.
    Merke: DER ILLUSTRATOR IST KEIN PDF-EDITOR!!!
    (siehe auch http://prepression.blogspot.com/2014/09/the-ten-commandments-of-pdf.html)

    Viel einfacher und schneller geht es mit Acrobat-Preflight. Entweder mit der Korrektur „Zu Schmuckfarben wandeln“ oder mit „Farben bearbeiten“. Da kann man z.B. eine RGB-Farbe mit einer Toleranz, damit man z.B. alle Blautöne in einem Durchgang verarbeiten kann, in eine beliebige Sonderfarbe umwandeln. Mit Hilfe einer Acrobat-Aktion oder einem Droplet kann man die Korrektur in einem Durchlauf auf Dutzende Dateien anwenden. Und beim nächsten Mal ohne Nachzudenken wieder einsetzen.

    Herzliche Grüsse

    Stephan Jaeggi
    https://pdf-aktuell.ch

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    • Carsten Jegminat vor 1 Woche

      Im Artikel „Harte Nüsse knacken“ der Publisher-Ausgabe 3-2011 ist ein Artikel, der vielleicht weiterhelfen könnte:
      https://publisher.ch/publisher-archiv-detail-2.php?read_article=5077

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    • Heike Burch vor 1 Woche

      Hallo Stephan,
      danke dir!

      Ich habe tatsächlich nicht gefunden, wie es im Preflight im Acrobat DC geht. Meinst du, du könntest mir da einen Screenshot schicken? Das wäre toll. Denn das war meine erste Idee und ich hatte das auch noch irgendwo in meiner Erinnerung.

      Wenn ich deine Sorge richtig interpretiere, liegt das Problem im o.b. Testfall darin, dass die Fonts nicht vorhanden sein könnten. Die Gefahr ist in diesem Fall gebannt.

      Aber dieser Preflight wäre toll, wenn du mir da noch schnell auf die Sprünge helfen könntest!

      LG, Heike

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  3. Marcel Piller vor 1 Woche

    Ideal wäre doch, wenn ich dies gleich in Acrobat erledigen könnte 😉

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    • Heike Burch vor 1 Woche

      Ich gebe dir völlig Recht! Aber ich habe dort keinen Weg gefunden. Bin aber offen für bessere Lösungen!
      Liebe Grüsse, Heike

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  4. Haeme Ulrich vor 2 Wochen

    Clever 😀

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  5. Monika Gause vor 2 Wochen

    Die Pantone-Farbe muss nicht oben liegen. Das ist zwar praktisch, für Illustrator jedoch irrelevant. Illustrator interessiert sich ausschließlich dafür, welches Farbfeld man als erstes anklickt. Das bleibt erhalten.

    Der Zauberstab lässt sich mit Toleranz verwenden. Für diesen Job ist er trotzdem umständlich, da man Flächen und Konturen getrennt auswählen und ändern muss.

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    • Heike Burch vor 1 Woche

      Ah, gut zu wissen. dann ist das ja noch einfacher. Also das mit dem Farbfeld anklicken.

      Den Zauberstab fände ich ansonsten toll dafür. Schade, dass man nicht sagen kann: Wähle mal alles, was so eingefärbt ist aus und mach mal andern. Nunja…

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