Mit EasyCatalog ganz einfach Dokumente aktualisieren

Sie platzieren immer noch Excel-Dateien direkt in InDesign? Und ärgern sich bei jeder Aktualisierung der Daten aufs Neue? Hier sehen Sie, wie einfach es mit EasyCatalog sein kann, Daten aus Excel-Dateien zu platzieren und vor allem zu aktualisieren.

All das und viel mehr erlernen Sie auch beim EasyCatalog-Seminar.

Hier ein Beispiel einer Excel-Tabelle, erstellt aus Microsofts frei verfügbarer „Northwind“-Datenbank (Umlaute gibt es dort leider keine):

01_Excelliste_anfangs

Diese Excel-Datei holen wir in eine EasyCatalog-Palette und erstellen in InDesign eine Tabelle mit Tabellenkopf. In die erste Zeile kommen Platzhalter für die jeweiligen Spalten:

02_Produktstil

Anschließend markieren wir die gewünschten Artikel in der EasyCatalog-Palette und ziehen sie per Drag-and-drop auf die Tabelle. Als Ergebnis erhalten wir:

03_Tabelle

Alles grün – das heißt, alles in Ordnung und aktuell.

Jetzt ändert jemand die Excel-Datei, hier z.B.: Artikel Nr. 5 und 6 sind gelöscht, an Artikel 9 wird der ProductName verändert:

04_geänderte_Excel-Datei

Alles, was wir tun müssen, ist die EasyCatalog-Palette mit der Datenquelle wieder zu synchronisieren …

05_synchro

… um anschließend den neuen Zustand angezeigt zu bekommen: rot gekennzeichnete Datensätze fehlen, rot umstrichelte Datenfelder wurden geändert:

06_neue_Anzeige

Zweiter Handgriff: Wir aktualisieren das Dokument, um alle Änderungen zu reflektieren …

07_alle_aktualisieren

… und ziehen einfach die jetzt gewünschten Artikel wieder ins Layout.

08_alles-gut-nach-drag-and-drop

Noch einfacher geht’s, wenn wir die Tabelle als eine „Formatierungsregel“ abspeichern und per Regel-Set paginieren – das lernen wir dann beim Seminar!


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